Chuyển đổi số sẽ trở thành một hành trình mạo hiểm nếu không được định hướng bởi một chiến lược nền tảng để đánh giá về năng lực hiện tại và tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp. Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay vẫn còn khá mơ hồ và gặp phải những hạn chế nhất định khi lên kế hoạch thực hiện một quy trình chuyển đổi số hoàn thiện. Bên cạnh yếu tố cốt lõi là hệ thống dữ liệu kỹ thuật số, sự kết hợp của chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh cũng là những phân lớp quan trọng hướng đến tầm nhìn mang tính chiến lược hơn về một thị trường số trong tương lai với một hệ sinh thái kỹ thuật số hoàn thiện và liền mạch.

1. Những thách thức khi chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh

Với các đặc thù của thị trường Việt Nam hiện tại, quá trình chuyển đổi số đã nhận được những quan tâm tích cực của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này vẫn vướng phải nhiều rào cản văn hóa, chiến lược và công nghệ triển khai khiến cho các hoạt động chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp vẫn chưa đạt được hiệu quả triệt để.

Rào cản văn hóa trong quá trình chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh

Nền tảng văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng quyết định đến tiến độ và hiệu quả của chuyển đổi số. Khái niệm văn hóa đề cập đến nhiều yếu tố về tư duy, nhận thức nguồn nhân lực tồn tại bên trong doanh nghiệp, bao gồm:

• Tư duy lãnh đạo,
• Tiềm năng nguồn nhân lực,
• Tính kết nối giữa hai yếu tố trên.

Vấn đề lớn nhất làm nảy sinh các rào cản văn hóa chính là do các tư tưởng kinh doanh truyền thống cho rằng doanh nghiệp đã có vị trí chắc chắn trong thị trường thì sẽ không thể nào sụp đổ bởi các yêu cầu chuyển đổi số hay bất cứ yếu tố ngoại vi nào khác. Mãi cho đến khi bị mắc kẹt bởi sự lỗi thời của công nghệ, họ mới phát hiện rằng mình đã tụt lại rất xa so với sự sôi nổi của một thị trường hiện đại hơn nhiều.

Trong văn hóa doanh nghiệp, tư duy lãnh đạo là giá trị cốt lõi tạo nên quá trình chuẩn bị hoàn chỉnh để bắt đầu chiến lược chuyển đổi số. Nhân tố lãnh đạo đóng vai trò quyết định cho các thay đổi về mặt chiến lược của doanh nghiệp, đồng thời còn là nhân tố để toàn thể nhân viên dễ thấu hiểu và thích nghi với các thay đổi này một cách đầy đủ và nhanh chóng. Trong đó, các vị trí lãnh đạo chủ chốt như CEO, CTO và các cấp quản lý phân quyền khác chính là động lực triển khai các thay đổi vi mô hơn cho mỗi nhân viên. Cuối cùng, dựa trên các chuyển đổi cá nhân để định hình nên quy trình thay đổi tổng thể của chiến lược chuyển đổi số.

Để thỏa mãn các điều kiện trên, một tổ chức cần những thành phần lãnh đạo có tầm nhìn dài hạn hơn về mô hình kinh doanh hiện tại. Chính sự tự mãn và “ngủ quên trên chiến thắng” đã khiến cho các mô hình kinh doanh truyền thống vấp phải lối mòn cũ và khó có đủ khả năng duy trì vị trí họ đã từng có được trên thị trường.

Tiềm năng nguồn nhân lực là yếu tố tiếp theo trở thành một rào cản văn hóa trong chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh. Một sự thay đổi lớn thường vấp phải nhiều khó khăn khi bắt đầu tác động vào nhận thức nguồn nhân lực.

Nguồn nhân lực dù mạnh đến đâu cũng sẽ bị phá vỡ ngay từ đầu nếu các nhân viên không được chuẩn bị đầy đủ cho một tư duy sẵn sàng thay đổi và thích nghi. Thiếu sót trong đào tạo nhân viên về chiến lược chuyển đổi số có khả năng vấp phải các phản kháng gay gắt từ bên trong nếu bắt họ đột ngột thay đổi cách làm việc trong khi họ không có đủ thời gian để thích nghi với luồng công việc mới. Tiềm năng của nguồn lực đồng thời cũng sẽ là loại vũ khí nguy hiểm phá vỡ kết quả chuyển đổi số nếu không được ưu tiên và sử dụng một cách đúng đắn.

Trong hai yếu tố quan trọng về con người, sự gắn kết, kết nối giữa chúng cũng có vai trò quan trọng đối với văn hóa doanh nghiệp. Tính kết nối bao gồm các giá trị tinh thần mà doanh nghiệp xây dựng để có thể đẩy mạnh sự đồng lòng, sự hợp tác, lòng tin để biến các chiến lược thành hành động mang tính thực tế hơn. Kết nối rời rạc hay sự chênh lệch về năng lực số đều làm giảm đi tính hiệu quả cũng như tiến độ cho chiến lược chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh tổng thể.

Rào cản công nghệ

Có hai xu hướng hành vi của doanh nghiệp khiến công nghệ trở thành rào cản cho các chiến lược chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh: tư duy ngại thay đổi công nghệ dẫn đến lỗi thời, và sự lạm dụng công nghệ dẫn đến lãng phí chi tiêu và thời gian.

Có đến 80% doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam hiện đang sử dụng các loại công nghệ cũ ra đời từ thập niên 1980s (số liệu được lấy từ báo cáo của Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam – VCCI). Bên cạnh các nguyên nhân khách quan như thiếu nhân sự, kỹ năng, thiếu nền tảng kỹ thuật số đủ mạnh, tư duy hạn chế và sự thiếu hiểu biết trong ứng dụng công nghệ là nguyên nhân quan trọng tác động lớn đến quá trình chuyển đổi số.

Sự thiếu quyết đoán trong việc sử dụng công nghệ cũng là một tác nhân tiêu cực. Việc lạm dụng quá nhiều công nghệ có thể tạo ra các xung đột không cần thiết cho việc chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, khi đó công nghệ sử dụng sẽ không mang lại hiệu quả tối ưu và gây lãng phí về ngân sách cũng như thời gian để hồi phục. Công nghệ là công cụ dẫn dắt hiệu quả cho chuyển đổi số, đồng thời là người đưa ra luật chơi mới cho các doanh nghiệp trong thị trường số, tuy nhiên việc quyết định công nghệ nào phù hợp với mô hình nào quan trọng hơn chọn bao nhiêu công nghệ để áp dụng.

2. Giải pháp cho chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh kỹ thuật số

Định hướng công nghệ trong chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh

Các giải pháp công nghệ có khả năng giải quyết nhiều vấn đề về tối ưu hóa dữ liệu, quy trình hoạt động bên trong doanh nghiệp. Trước tiên, doanh nghiệp cần định nghĩa lại một cách đầy đủ và tổng thể về các quy trình hiện có, đồng thời mô hình hóa chúng thành những sơ đồ phác họa để xác định:

• Cách thức hoạt động cụ thể của từng yếu tố trong một quy trình,
• Những yếu tố cần ưu tiên hơn trong quy trình đó,
• Tính liên kết, mối liên hệ hai chiều giữa các quy trình khi cùng hoạt động song song.

Việc phân tích và kiểm soát lại toàn bộ quy trình có thể giúp doanh nghiệp tìm ra điểm yếu và vấn đề đang gặp phải, từ đó áp dụng các giải pháp công nghệ thích hợp hơn để tối ưu hóa trong chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh.

Ở thời điểm hiện tại, mỗi doanh nghiệp đều có hàng trăm yêu cầu khác nhau về loại công nghệ phù hợp cho quy trình và mô hình kinh doanh hiện tại. Tuy nhiên, nhìn chung các giải pháp có thể được định hướng phát triển dựa trên sự kết hợp của 4 loại nền tảng công nghệ đang là xu hướng trong chuyển đổi số: Big Data, điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo và Internet vạn vật. Các loại công nghệ này sở hữu nhiều lợi ích vượt trội mà doanh nghiệp có thể ứng dụng để tạo thành các giải pháp kỹ thuật số phù hợp nhất:

• Big Data: là nguồn tài nguyên tiềm năng với khối lượng dữ liệu vô cùng lớn mà doanh nghiệp cần khai thác đầy đủ các thông tin quan trọng để phục vụ cho yêu cầu chuyển đổi số: tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và tối đa hóa hiệu suất vận hành doanh nghiệp.
• Điện toán đám mây: là nền tảng lưu trữ và phân tích lý tưởng cho big data và các ứng dụng công nghệ trong chuyển đổi số. Điện toán đám mây sở hữu nhiều lợi thế vượt trội có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng cho hơn 90% doanh nghiệp hiện nay trên thị trường. Loại công nghệ này có khả năng giảm đáng kể chi phí quản lý, nhân lực vận hành, đồng thời tăng tính tự động hóa, tốc độ hoàn thành công việc và tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên trong doanh nghiệp.
• Trí tuệ nhân tạo – AI: được sử dụng để hỗ trợ doanh nghiệp để thực hiện một số chức năng tự động hóa thông minh có thể thay thế con người trong tương lai. Hiện tại, AI đang mang lại kết quả khả quan khi doanh nghiệp ứng dụng nó vào nhiều lĩnh vực khác nhau, điển hình là:
  • Marketing: tối ưu hóa tìm kiếm, hệ thống bán hàng, xây dựng nền tảng khách hàng mang tính cá nhân hóa,…
  • Sản xuất: cải thiện tốc độ chuỗi cung ứng sản phẩm bằng cách sử dụng hệ thống robot điều phối dây chuyền sản xuất thay thế con người, các hệ thống giám sát và kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn toàn tự động, phần mềm dự báo hàng tồn kho,…
• Internet vạn vật – IoT: là cầu nối trung gian giữa phần cứng và phần mềm trong một hệ thống, có khả năng mở rộng và tích hợp các chức năng tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cuối trong khi vẫn đảm bảo tính bảo mật, an ninh cho hệ thống dữ liệu.

Tái tạo văn hóa tổ chức trong chuyển đổi số

Các giải pháp về mặt văn hóa và con người sẽ giải quyết hiệu quả những vấn đề về sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, thay đổi và phát triển tư duy chuyển đổi số cho toàn bộ nhân viên trong các chiến lược và sáng kiến về sản phẩm/dịch vụ để tăng lợi thế so với đối thủ cạnh tranh.

• Tư duy lãnh đạo: có vai trò chủ chốt trong xây dựng tầm nhìn và kế hoạch cụ thể cho quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Đây là một cuộc cách mạng quan trọng để các thế hệ lãnh đạo chủ động đón nhận các đổi mới, sẵn sàng thực hiện các thử nghiệm mới, đồng thời ra quyết định nhanh chóng để doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả và phù hợp với tốc độ phát triển của thị trường.
• Văn hóa trao quyền: hình thành quyền lợi và nghĩa vụ trong từng công việc mà mỗi nhân viên đảm nhiệm. Đồng thời doanh nghiệp có thể hướng đến xây dựng một nền văn hóa mở để mỗi cá nhân đều là người đại diện tiêu biểu trong tất cả các kết nối với khách hàng và thị trường. Đi từ giá trị cốt lõi “lấy nhân viên làm trụ cột”, văn hóa chuyển đổi số sẽ phát triển thành một mô hình hoàn chỉnh bao gồm các thành phần sau:
  • Định hướng “khách hàng trung tâm” – phục vụ cho mục tiêu tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng của chuyển đổi số.
  • Sáng kiến đổi mới: để không ngừng thử nghiệm những chuyển đổi mới và loại bỏ những yếu tố không phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Linh hoạt, nhạy bén khi ra quyết định dựa trên nền tảng dữ liệu số: để khai thác triệt để và chính xác nhu cầu khách hàng từ nguồn big data vô cùng lớn.
  • Tinh thần hợp tác dựa trên nền văn hóa mở hiện đại là hai yếu tố kiến tạo nên tinh thần chủ động, linh hoạt trong mọi kế hoạch và hành động.
  • Tư duy số trở thành sự ưu tiên: năng lực sử dụng, ứng dụng công nghệ để tạo ra các giải pháp số phù hợp và chính xác.

Doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh một cách thành công với các định hướng giải pháp về công nghệ và văn hóa. Qua đó, dựa trên nền tảng văn hóa số bền vững sở hữu lực lượng lãnh đạo quyết đoán và nhạy bén kết hợp với nguồn nhân lực chất lượng cao, các giải pháp công nghệ sẽ phát huy tối đa hiệu quả của chúng trong vận hành doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp luôn luôn sẵn sàng với bất cứ yêu cầu nào của thời đại số. Và những kết quả tích cực này được hoàn thiện dựa trên một nền văn hóa số bền vững sở hữu thế hệ lãnh đạo mạnh mẽ và nhạy bén kết hợp với nguồn nhân lực chất lượng cao.