1. Chuẩn bị đầy đủ cho quy trình số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu là tiến trình chuyển đổi dữ liệu từ loại hình tài liệu giấy truyền thống sang kho dữ liệu có định dạng kỹ thuật số. Sau khi số hóa đã hoàn tất, nguồn dữ liệu sẽ được lưu trữ, quản lý bởi các phần mềm hay nền tảng công nghệ, làm tăng thêm tính bảo mật và khả năng truy cập cho hệ thống. Sự cải tiến này là một yêu cầu chuyển đổi bắt buộc đối với các mô hình kinh doanh truyền thống vì hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải các vấn đề về vận hành và quản lý. Đồng thời, các doanh nghiệp start-up đã có nhiều cơ hội hơn để tiếp cận công nghệ mới và có tư duy đổi mới vô cùng hiện đại.

Thứ nhất, có khá nhiều khó khăn trong việc lưu trữ và bảo quản các loại tài liệu giấy. Các bộ tài liệu in giấy thường phải đóng thành các bộ sổ sách với kích thước lớn. Thứ hai, dữ liệu giấy khiến cho việc tìm kiếm, tổng hợp và phân tích tốn kém nhiều thời gian không cần thiết của doanh nghiệp. Trong khi đó, nguồn dữ liệu kỹ thuật số có thể tinh giản bớt sự cồng kềnh của phần lớn tài liệu giấy trước đây trong khi vẫn có đủ không gian số để lưu trữ dữ liệu trong hệ thống. Các hệ thống này đặc biệt sở hữu nhiều lợi thế về tính bảo mật và tính linh hoạt trong hỗ trợ phân tích, nghiên cứu dữ liệu cho các kế hoạch phát triển hoạt động kinh doanh.

Một quy trình số hóa dữ liệu cơ bản trải qua 3 giai đoạn chính: chọn lọc dữ liệu, chuyển đổi định dạng, quản trị dữ liệu trên các hệ thống.

Chọn lọc dữ liệu

Để chuẩn bị đầy đủ cho một kế hoạch số hóa dữ liệu, các doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc phân loại và chọn lọc loại tài liệu theo mục tiêu và kế hoạch số hóa. Cụ thể, các nhà bán lẻ có thể ưu tiên những dữ liệu về sản phẩm, kho hàng, thông tin khách hàng, báo cáo đơn hàng. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp thiên về vận hành có thể cân nhắc những nguồn dữ liệu nội bộ phục vụ cho quy trình hoạt động và quản lý bên trong doanh nghiệp như dữ liệu kế toán, nhà xưởng, báo cáo vận hành và các loại liên quan khác.

Chuyển đổi định dạng – chuẩn bị cho tiến trình số hóa dữ liệu

Ở bước chuyển đổi tiếp theo của tiến trình số hóa dữ liệu, các tài liệu giấy sẽ được scan và chuyển thành các nguồn dữ liệu định dạng hình ảnh như JPG, TIFF, GIF, PNG, RAW… Với một nguồn ngân sách tốt hơn, một tổ chức có thể tận dụng các công nghệ mang tính đột phá hơn như AI, Machine Learning, Big Data…để số hóa văn bản giấy thành các định dạng có thể chỉnh sửa dễ dàng. Khi chuyển đổi thành công, các dữ liệu sẽ trở nên tinh gọn và được lưu trữ trong các hệ thống kho dữ liệu để phục vụ cho việc khai thác và chỉnh sửa về sau.

Quản trị sau khi số hóa dữ liệu

Lợi ích của các hệ thống quản lý dữ liệu kỹ thuật số chính là sự tối giản hóa về không gian và chi phí lưu trữ, thời gian truy cập, vận hành và quản lý, đồng thời cũng đáp ứng sự tối ưu hóa về tính bảo mật cũng như hiệu suất khai thác dữ liệu. Các hệ thống này hoạt động theo hai yêu cầu chính, thứ nhất là lưu trữ, và thứ hai là hỗ trợ truy cập dữ liệu một cách linh hoạt, nhanh chóng.

Vấn đề quan trọng khi số hóa dữ liệu chính là sử dụng công nghệ phù hợp với khoảng thời gian tương ứng để có thể tối ưu chất lượng và cả thời gian thực hiện số hóa. Khi đáp ứng được cả hai yêu cầu, doanh nghiệp cũng không cần quá lo ngại đến tình trạng ngân sách vượt quá khả năng nữa.

2. Vai trò của các hệ thống quản lý số trong số hóa dữ liệu

Các giải pháp cho tiến trình số hóa dữ liệu sẽ hoàn thiện hơn khi sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu số phù hợp với nhu cầu lưu trữ và truy cập thông tin. Doanh nghiệp cũng dễ dàng sử dụng các dữ liệu cho mục đích nghiên cứu và phát triển hoạt động kinh doanh, cải tiến sản phẩm, chất lượng dịch vụ hay thêm vào các sản phẩm, dịch vụ mới để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Về cơ bản, các hệ thống quản lý dữ liệu số có khả năng:

• Đảm bảo tính toàn vẹn cho dữ liệu. Các hệ thống dữ liệu kỹ thuật số hoàn toàn là một giải pháp thay thế hoàn thiện cho các không gian lưu trữ tài liệu vật lý (tài liệu giấy, kệ tủ, kho trữ,…). Giải pháp này sẽ giúp cho dữ liệu giảm đi sự cồng kềnh trước đây, đồng thời cũng hạn chế tình trạng thất lạc, rời rạc hoặc hư hỏng dữ liệu.
• Giúp thông tin mang tính chủ động hơn. Việc di chuyển dữ liệu sang các hệ thống kỹ thuật số giúp cho dữ liệu luôn ở trạng thái khả dụng cho việc khai thác và truy xuất nhanh chóng cho các báo cáo phân tích, nghiên cứu, thống kê. Dữ liệu sẽ không còn bị giới hạn, mà ngược lại, doanh nghiệp có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.
• Giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin. Các hệ thống quản lý hiện đại, thông minh cũng cho phép nhiều người dùng truy cập thông tin cùng lúc, đảm bảo sự trôi chảy và liền mạch của các quy trình hoạt động trong doanh nghiệp.

Một trong những hệ thống quản lý dữ liệu số phổ biến nhất hiện tại chính là các hệ thống ERP. ERP được xây dựng như một hệ thống quản trị toàn bộ doanh nghiệp có khả năng sử dụng các dữ liệu như một nguồn tài nguyên cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong đó, ERP tạo ra một hệ thống lưu trữ có tính logic cao của tất cả các phòng ban của doanh nghiệp để tạo ra khả năng truy cập, sử dụng và khai thác thông tin một cách liền mạch và nhanh chóng. Tuy nhiên, ERP là một sự chuyển đổi toàn diện đòi hỏi doanh nghiệp phải chấp nhận sự đổi mới và cải cách thực sự cho mô hình vận hành.

3. Một số hình thức số hóa dữ liệu điển hình

Số hóa dữ liệu còn áp dụng rất hiệu quả đối với các dịch vụ công của quốc gia, hình thành một chính phủ điện tử để chuyển đổi phương thức làm việc của môi trường hành chính truyền thống. Điều này mang lại lợi thế vô cùng lớn cho cả chính phủ và người dân khi việc hoàn tất các thủ tục giấy tờ sẽ trở nên nhanh chóng và linh hoạt hơn.

Bên cạnh đó, nguồn thông tin, dữ liệu trong môi trường quản lý điện tử có tính bảo mật, an toàn và tính minh bạch cao hơn. Trong đó, điển hình là việc ứng dụng công nghệ blockchain trong quản lý hệ thống thuế điện tử của doanh nghiệp. Blockchain sở hữu lợi thế lớn về khả năng bảo mật dữ liệu, đồng thời các giao dịch thuế giá trị gia tăng cũng được thực hiện nhanh chóng theo thời gian thực, giảm thiểu vấn đề về gian lận và tình trạng trốn thuế.

Một ví dụ số hóa dữ liệu khác là việc đẩy mạnh phát triển các ứng dụng công nghệ về bán lẻ của Saigon Co.op. Với mục đích lớn nhất là tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, nhà bán lẻ này hướng đến hợp tác với các doanh nghiệp công nghệ hàng đầu để góp phần tạo dựng một không gian mua hàng kỹ thuật số.

Và kết quả là chiến kết hợp cùng ví Momo đã được thực hiện – Momo trở thành một phương thức thanh toán điện tử chính tại các hệ thống siêu thị. Bên cạnh đó, sự kết hợp cùng hệ thống giao nhận Grab cũng là một bước đột phá quan trọng, hứa hẹn về các dịch vụ giao nhận hàng hóa GrabExpress cũng như giao nhận thức ăn GrabFood áp dụng cho toàn bộ hệ thống siêu thị Co.opmart, Co.opXtra tại TP HCM.

Những sự kết hợp này đồng thời cũng được đẩy mạnh với các chương trình khuyến mãi giúp mang lại trải nghiệm dịch vụ tối đa cho khách hàng. Các chiến lược số hóa dữ liệu hầu hết phụ thuộc vào nhiều yếu tố ngoại vi. Đồng thời chúng cũng có các phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao các công ty cần phải điều chỉnh quy trình và hệ thống theo đúng tiêu chuẩn trước khi tiến hành số hóa dữ liệu.

Chuyển đối số là một tiến trình quan trọng có quy mô phức tạp, trong đó số hóa dữ liệu chỉ là một phân lớp nhỏ. Mặc dù vậy, phân lớp này lại là giá trị cốt lõi quan trọng của toàn bộ tiến trình chuyển đổi số.

Số hóa dữ liệu mang lại cho doanh nghiệp lợi thế lớn để đáp ứng yêu cầu của một tiến trình chuyển đổi số cơ bản – đó chính là chuyển đổi định dạng của nền tảng dữ liệu. Các hình thức lưu trữ và quản lý dữ liệu cũng khá đa dạng và doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn phương thức phù hợp để quản lý nguồn dữ liệu kỹ thuật số của mình. Tuy nhiên, công nghệ không phải là yếu tố quyết định sự thành công của tiến trình số hóa, và không phải sử dụng nhiều nền tảng đều sẽ mang lại thành công. Việc cân nhắc kết hợp các chiến lược, hệ thống dữ liệu dựa trên nền tảng công nghệ phù hợp sẽ dẫn dắt doanh nghiệp đến gần hơn với kết quả mong đợi.