Trong thế giới kỹ thuật số phát triển nhanh chóng, tự động hóa và hiệu quả trong thương mại điện tử là chìa khóa để vượt lên trước đối thủ. Với vô số nhiệm vụ cần quản lý, từ cập nhật hàng tồn kho đến tương tác với khách hàng, các doanh nghiệp cần những công cụ đáng tin cậy để tối ưu hóa hoạt động của mình. Đó là lúc Shopify Flow xuất hiện, một công cụ tự động hóa mạnh mẽ được thiết kế đặc biệt cho người dùng Shopify. Shopify Flow cho phép các doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giải phóng thời gian và nguồn lực quý giá để tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp.

Trong bài viết này, hãy cùng khám phá cách Shopify Flow hoạt động, các tính năng chính và những lợi ích mà giải pháp có thể mang lại cho hoạt động thương mại điện tử của doanh nghiệp. Dù là người dùng Shopify kỳ cựu hay mới làm quen với nền tảng này, hiểu cách tận dụng Shopify Flow có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho doanh nghiệp.

1. Shopify Flow là gì?

Shopify Flow là công cụ tự động hóa sáng tạo được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp Shopify, cho phép họ tối ưu hóa và đơn giản hóa hoạt động kinh doanh của mình. Công cụ này còn cung cấp một giao diện trực quan, nơi người dùng có thể tạo các quy trình làm việc tùy chỉnh để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian mà không cần bất kỳ kỹ năng lập trình nào.

Giải pháp Shopify Flow khả dụng ở tất cả các gói dịch vụ Basic, Shopify, Advanced và Plus.

2. Cách tự động hóa quy trình với Shopify Flow

Về cơ bản, Shopify Flow sử dụng sự kết hợp của các trình kích hoạt, điều kiện và hành động để xây dựng những quy trình làm việc. Khi một trình kích hoạt bắt đầu quy trình làm việc, một điều kiện sẽ xác định các tiêu chí phải được đáp ứng và một hành động sẽ xác định những gì sẽ xảy ra khi các tiêu chí được đáp ứng.

Ví dụ:

• Một đơn hàng vừa được đặt (Kích hoạt)
• Giá trị đơn hàng đạt một số tiền nhất định (Điều kiện)
• Một thông báo email được gửi tới đội ngũ bán hàng (Hành động)

Công cụ này đặc biệt có giá trị cho việc tự động hóa các quy trình như quản lý hàng tồn kho, ngăn ngừa gian lận, lòng trung thành và duy trì khách hàng, quản lý việc thực hiện đơn hàng và các chiến dịch tiếp thị. Bằng cách tự động hóa những nhiệm vụ này, Shopify Flow giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả, giảm lỗi của con người và đảm bảo thực hiện nhất quán các hoạt động quan trọng.

Flow cũng có thể tích hợp liền mạch với nhiều ứng dụng Shopify khác nhau và bên thứ ba để mang đến một giải pháp linh hoạt và hoàn thiện cho doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình vận hành của mình. Dù hệ thống thương mại điện tử nhỏ hay lớn, Flow đều có đáp ứng nhu cầu tự động hoá của doanh nghiệp.

3. Cách để tạo và quản lý quy trình tự động hoá với Shopify Flow

Tạo và quản lý quy trình tự động hóa với Shopify Flow là một quá trình đơn giản có thể nâng cao đáng kể hoạt động thương mại điện tử của doanh nghiệp.

• Để bắt đầu quy trình làm việc mới, doanh nghiệp sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở trình chỉnh sửa Shopify Flow, sau đó chọn “Create workflow”

Bước 2: Nhấp vào “Select a trigger” từ danh sách tìm kiếm trigger của Shopify hoặc từ ứng dụng bên thứ ba để bắt tạo quy trình làm việc.

Bước 3: Nhấp vào nút màu xanh lam để chọn thêm điều kiện hoặc hành động.

Bước 4: Chọn “Condition” để đặt điều kiện xác định xem hành động có được thực hiện hay không.

Bước 5: Nhấp vào “Then” để đặt hành động cho điều kiện đúng hoặc “otherwise” để đặt hành động cho điều kiện sai.

Bước 6: Nhấp vào “turn on” để bật quy trình, nút ở góc trên cùng bên phải sẽ chuyển sang màu xanh lá cây.

Doanh nghiệp cũng có thể tận dụng thư viện mẫu. Tại đây, doanh nghiệp có thể tìm thấy các quy trình làm việc đã được tạo sẵn, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay lập tức hoặc chỉnh sửa để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.

• Để chỉnh sửa quy trình làm việc hiện có, doanh nghiệp làm theo các bước sau:

Bước 1: Thêm hành động mới bằng cách nhấp vào bất kỳ khoảng trống nào trong trình chỉnh sửa, chọn nút “Action”. Tất cả các tùy chọn có sẵn sẽ xuất hiện.

Bước 2: Tìm kiếm hành động cụ thể trong thanh tìm kiếm và chỉ cần chọn hành động đó.
Bước 3: Kết nối hành động mới với quy trình làm việc hiện có bằng cách chọn nút “Then” từ điều kiện và liên kết nó với hành động mới.

• Để xóa và sắp xếp lại các phần không cần thiết của quy trình làm việc:

Bước 1: Nhấp vào một hành động bất kỳ và chọn Remove.

Bước 2: Khi đó một số hành động sẽ không còn tính liên kết. Doanh nghiệp cần kết nối chúng với phần còn lại của quy trình làm việc.

Bước 3: Doanh nghiệp có thể chọn kết nối chúng với phần điều kiện hoặc hành động tuỳ vào chiến lược đặt ra cho quy trình đó.

4. Tính năng cốt lõi của Shopify Flow

Shopify Flow được thiết kế với nhiều tính năng đã trở thành giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp để tự động hoá thương mại điện tử. Dưới đây là 3 tính năng cốt lõi của Flow mà doanh nghiệp nên chú ý:

4.1 Khối xây dựng không mã lập trình

Cốt lõi của Shopify Flow là những khối xây dựng trực quan bao gồm các kích hoạt, các điều kiện và các hành động, cho phép doanh nghiệp tạo ra những quy trình thương mại điện tử tự động và tùy chỉnh. Các kích hoạt khởi đầu quy trình làm việc dựa trên các sự kiện cụ thể, các điều kiện xác định tiêu chí phải được đáp ứng để quy trình làm việc tiếp tục, và các hành động xác định nhiệm vụ sẽ được thực hiện.

Phương pháp tiếp cận này giúp doanh nghiệp tạo ra các quy trình làm việc được tùy chỉnh cao phù hợp với nhu cầu kinh doanh đặc biệt của mình, cho phép tự động hóa chính xác các quy trình phức tạp mà không cần kiến thức lập trình.

4.2 Các template có sẵn

Shopify Flow cung cấp đa dạng template bao phủ các quy trình thương mại điện tử cốt lõi nhất như quản lý tồn kho, phân khúc khách hàng, và xử lý đơn hàng. Những mẫu template này trực quan và dễ sử dụng cho phép doanh nghiệp bắt đầu ngay lập tức mà không cần nhiều nỗ lực. Mỗi template có thể được tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu cụ thể, tạo điểm khởi đầu tuyệt vời cho những người mới làm quen với tự động hóa.

4.3 Các ứng dụng kết nối

Để mở rộng khả năng, Shopify Flow cho phép doanh nghiệp tích hợp một cách liền mạch với nhiều ứng dụng bên thứ ba. Tính năng này cho phép tự động hóa các quy trình làm việc trải dài qua nhiều công cụ và nền tảng. Ví dụ, doanh nghiệp có thể kết nối Shopify Flow với các ứng dụng email marketing, hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) và phần mềm quản lý hàng tồn kho để tạo ra các tự động toàn diện và chức năng chéo. Khả năng tích hợp này đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của hoạt động thương mại điện tử của bạn được đồng bộ và hiệu quả.

5. Lợi ích khi sử dụng Shopify Flow

Sử dụng Shopify Flow cho tự động hóa thương mại điện tử mang lại nhiều lợi ích mà có thể cải thiện đáng kể hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật:

5.1 Tiết kiệm thời gian

Shopify Flow tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian, như cập nhật hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và theo dõi khách hàng. Bằng cách tự động hóa các quy trình này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian quý báu có thể được sử dụng cho các hoạt động chiến lược, như tiếp thị, phát triển sản phẩm và tương tác với khách hàng.

5.2 Giảm lỗi

Nhập dữ liệu thủ công và các nhiệm vụ lặp đi lặp lại dễ dàng gặp lỗi, có thể dẫn đến các sai sót đắt đỏ. Shopify Flow giảm thiểu các rủi ro này bằng cách đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện một cách nhất quán và chính xác. Tự động hóa giảm khả năng phát sinh lỗi trong các quy trình quan trọng như xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho và giao tiếp với khách hàng.

5.3 Tăng hiệu suất

Tự động hóa tối ưu hóa quy trình làm việc, làm cho hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả hơn. Với Shopify Flow, các nhiệm vụ được thực hiện tự động dựa trên các trình kích hoạt và điều kiện được xác định trước, loại bỏ nhu cầu can thiệp thủ công. Sự hiệu quả này dẫn đến thời gian xử lý nhanh hơn, phân bổ tài nguyên tốt hơn và tăng năng suất tổng thể.

5.4 Mở rộng

Khi doanh nghiệp phát triển, việc quản lý số lượng đơn hàng, khách hàng và dữ liệu ngày càng tăng có thể trở nên khó khăn. Shopify Flow cung cấp một giải pháp có thể mở rộng có thể xử lý khối lượng công việc lớn hơn mà không cần thêm công sức. Các quy trình tự động hóa có thể dễ dàng được điều chỉnh và mở rộng để đáp ứng sự phát triển, đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của bạn vẫn mượt mà và hiệu quả khi bạn mở rộng quy mô.

5.5 Tính nhất quán và độ đáng tin cậy

Các quy trình tự động hóa đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện một cách nhất quán, tuân thủ các tiêu chuẩn giống nhau mỗi lần. Điều này là quan trọng để duy trì mức độ hài lòng của khách hàng cao và hoạt động vận hành xuất sắc. Việc thực hiện nhiệm vụ một cách nhất quán cũng giúp xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác.

6. Hạn chế khi sử dụng Shopify Flow

Mặc dù Shopify Flow là một công cụ mạnh mẽ cho việc tự động hóa hoạt động thương mại điện tử, nhưng doanh nghiệp cũng cần nhận thức về những hạn chế và thách thức của giải pháp này. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần xem xét:

6.1 Giới hạn về tuỳ chỉnh

Mặc dù Shopify Flow cung cấp một loạt các trình kích hoạt, điều kiện và hành động, nhưng có thể có các tình huống mà các tùy chọn có sẵn không đáp ứng đầy đủ nhu cầu kinh doanh cụ thể. Tùy chỉnh nâng cao có thể đòi hỏi công việc phát triển bổ sung hoặc ứng dụng của bên thứ ba để điền vào những khoảng trống. Điều này có thể dẫn đến sự phức tạp tăng lên và chi phí tiềm ẩn.

6.2 Thách thức về tích hợp

Mặc dù Shopify Flow tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba, có thể có những hạn chế về tính tương thích hoặc chức năng với một số công cụ cụ thể. Các doanh nghiệp phụ thuộc vào phần mềm chuyên dụng có thể gặp khó khăn trong việc tạo ra các quy trình làm việc liền mạch mà không gặp vấn đề về tích hợp. Trong một số trường hợp, có thể cần thêm middleware hoặc phát triển API tùy chỉnh.

6.3 Quy trình sẽ trở nên phức tạp

Khi doanh nghiệp phát triển và nhu cầu vận hành trở nên phức tạp hơn, việc quản lý một lượng lớn các quy trình làm việc có thể trở nên khó khăn. Đảm bảo rằng các quy trình làm việc được tối ưu hóa và không xung đột với nhau đòi hỏi kế hoạch cẩn thận và bảo trì liên tục. Các quy trình làm việc quá phức tạp cũng có thể trở nên khó khăn trong việc gỡ lỗi và cập nhật.

7. Câu chuyện thực tế

Nhiều doanh nghiệp thành công đã tận dụng Shopify Flow để tối ưu hóa hoạt động của mình và đạt được kết quả ấn tượng. Dưới đây là một số ví dụ thực tế:

7.1 Good American

Good American, một thương hiệu thời trang hàng đầu do Khloé Kardashian đồng sáng lập, sử dụng Shopify Flow để tự động hóa các khía cạnh khác nhau của hoạt động thương mại điện tử. Bằng cách triển khai các quy trình làm việc quản lý mức tồn kho, phân đoạn khách hàng và kích hoạt các chiến dịch tiếp thị cá nhân hóa, Good American đã có thể nâng cao hiệu quả và cải thiện tương tác với khách hàng. Những tự động hóa này đã cho phép thương hiệu tập trung hơn vào tăng trưởng và ít hơn vào các nhiệm vụ hành chính thủ công.

7.2 Cozykids

Cozykids, một nhà bán lẻ trực tuyến chuyên về nội thất và trang trí cho trẻ em, sử dụng Shopify Flow để tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng và quản lý hàng tồn kho. Các quy trình làm việc tự động đảm bảo rằng mức tồn kho được cập nhật theo thời gian thực, giảm nguy cơ bán quá mức và cải thiện độ chính xác của việc thực hiện đơn hàng. Ngoài ra, Cozykids sử dụng Shopify Flow để gửi email theo dõi tự động đến khách hàng, nâng cao trải nghiệm sau khi mua hàng và tăng sự hài lòng của khách hàng.

7.3 Mandaue Foam

Mandaue Foam, công ty nội thất và trang trí nhà cửa, đã áp dụng Shopify Flow để quản lý chuỗi cung ứng phức tạp và quy trình dịch vụ khách hàng của mình. Với các quy trình làm việc tự động, Mandaue Foam có thể xử lý hiệu quả khối lượng lớn đơn hàng, theo dõi lô hàng và quản lý các yêu cầu của khách hàng. Sự tự động hóa này không chỉ cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn cung cấp trải nghiệm mua sắm liền mạch cho khách hàng của họ, góp phần tăng khả năng giữ chân và sự hài lòng của khách hàng.

Lời Kết

Trong bài viết này, SECOMM đã khám phá các khả năng của Shopify Flow, bao gồm tự động hóa quy trình làm việc và các tính năng chính như khối xây dựng, mẫu sẵn có và ứng dụng kết nối. Chúng tôi cũng đã thảo luận về các lợi ích như tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả, cũng như các hạn chế tiềm năng.

Cần thêm lời khuyên? Liên hệ SECOMM ngay hôm nay!